おとなの小論文教室。 感じる・考える・伝わる！

Lesson12　 メール入門 ---- その１ わかりやすく書く プライベートのメールはともかくとして、 用件のメールは「わかる」ことがいちばん。 これから、不定期のシリーズで、 「メールの書き方」をやっていきます。 初回の今日はキソのキソ、超〜キソ、の とにかく「わかる」メールを書くコツです。 よって、わかるメールを書いてる人は教室を出てよーし！ 残った人だけはじめましょう！ メールは「シーソー」です。 知らずに相手は疲れてる？ メールは、こっちが考える手間や負担をとれば、 相手の負担は軽く、つまりわかりやすくなります。 こっちが手間をはぶくと、 相手の負担は重くなります。 「この人は何がいいたいんだろう？」 「私にどうしてくれと言ってんの？」 って、いちいち埋めて読むの、疲れますよね。 それは本来、送り手が頭の中でやっておくべき作業を 受け手がかわってやるからなんです。 わかりにくいメールは、「決め」ができてない。 たとえば次のメール。ザッ！と流し見てください。 何ひとつ、決めてないんです。 ＜わかりにくいメール　例１＞ > -----Original Message----- > From:田中 迷留 > Sent: Wednesday, August 16, 2000 5:07 PM > To: 越智 月子 > Subject: 表紙のクマ 越智先輩へ 今、出張先からメール打ってるんですけど。 頭の中整理されてなくて、 ちょっとわかりにくいメールになるかもしれないんですけど。 例の企画、まずいと思うんです。 行って、まず、企画書見られて、 「表紙にクマは他社とかぶるんじゃないの？」 という指摘がされました。 ま、それ以外の企画意図やら、 全体的なことは問題なく通されたんで、 たいしたことじゃないんでしょうけどね。 今日問題にされたのは費用のことです。 デザイン会社側から、予算について、 ふつう倍ではないかという指摘がされました。 でも、明日の時点ではもうだいたいのことが決定されます。 うちの予算ってかなり低めに設定されてますよね。 確か、夏の特別号の時も別のデザイン会社から 同様の指摘がされました。これってもう予算、 増やしていただけないんですよね。 デザイナーさんのやる気も予算に影響されますよね。 こんなんでいいクリエイティブが実現されるんでしょうか。 つらつらとながくなってしまいました、 変な文章になってすみませんでした。 でも、予算のこと、検討されねばならない課題ですね。 田中 迷留 -------------------------------------------------- もし、新人の教育係で、こんなメールをもらっている 先輩社員の方がいらしたら、ホントにお疲れさまです。 さて、このメール、わかりやすくするためには、 いくつか「決め」なくてはいけません。 決めることは考えることです。 決めるとは、生じるリスクをとることです。 まずは、小論文の基本の「あれ」から。 ●一番いいたいのは何か？　を決める 「意見」と「理由」は、メールにも通ずる小論文の大原則です。 言いたいことをはっきりさせ、その理由で構成する。 あなたの、いちばん言いたいこと（＝意見）は何でしょうか？ それを決めましょう。 いろいろあっても、いーちばん言いたいことを一つだけにする。 決めたら思いきって頭に持ってきましょう。 こんなふうに。 「私は、デザイン予算は、とても低いと考えます。なぜなら…」 あとは、「理由」 （先方からの予算に対するクレーム、 　社内基準の相場から見た低さ、 　予算がクリエイティブに与える影響） を整理して書けばよいでしょう。 頭に結論をもってくれば、以下が少々だらだらしても、 あなたが一番言いたいことだけは、まっさきに伝わります。 おっと、もう一つ、大切な「決め」を忘れてました。 ●相手にとっての意味、を決める 文中の先輩は悩むと思います。 「自分にどうしてくれと言ってるんだろう？ 報告として、とりあえず聞いておくだけでいいのか？ それともこれは、相談か？　何か助言すべきか？ それとも、予算をあげろという、遠まわしの要求か？ 返信はいるのか？　いらないのか？　急ぐのか？」 相手は、このメールでどうすればいいんでしょう？ それを決めましょう。 決めたら、さらに頭にもってきましょう。 例えばこんなふうに。 ＜相手にとっての意味 例＞ 越智先輩、今日のデザイン依頼の状況、 とりあえず報告までです。 お読みいただければ特に返信はいりません。 デザイン予算について、相談です。 ７時に電話しますので、下記、相談にのっていただけますか？ 出張に関してまとまってない所感までです。 お忙しかったら、読み飛ばしていただいてかまいません。 こうしておけば、あとのメールがさんざんわかりにくくても、 相手はとりあえず、自分のすることだけは心配しなくてすみます。 あと二つ、ちょっとした「決め」で さらにメールはわかりやすくなります。 タイトルを決める 今、田中迷留さんがつけているタイトル 「表紙のクマ」はカメラでいう「寄り」の状態です。 自分の心の中の関心事がそのままタイトルになっている。 出張でデザイン依頼した会議の→企画書の中の →表紙の図案について→自分が指摘されてショックだったこと ところが、読むほうは、いろんな仕事をかかえていて、 そのことばかり考えているわけではないから、 「表紙？ 表紙って何の表紙？」 「クマって？、そんなのあったけ？」と負担をかけ、 開いてみると「なーんだ」と疲れます。 自分の内的関心から、カメラをぐっと「引き」、 相手側から見た表現に変換します。 「秋の特別号について」というように、 欲を言えば、タイトルは、 「論点」（取り上げた問い。デザイン予算は適切か？） プラス、「相手にとっての意味」（ここでは、報告まで） の２要素をアレンジするとさらにわかりやすくなります。 秋特別号デザイン費について（報告まで） 親切なタイトルです。あと、文レベルで、 このメールには「人」がいないんです。 主語はだれか？　を決める わかりやすく書くには、 「受動態を使わない。人を主語にする」ことです。 例えば、 「明日の時点ではもうだいたいのことが決定されます。　」　　　　　　　　　　　　 ↓ じゃなくて ↓ 「明日、私とデザイナーの高橋さんで、だいたいのことは決めてしまいます。」 「今日問題にされたのは費用のことです。 　デザイン会社側から、予算について、 　ふつう倍ではないかという指摘がされました。」 ↓ じゃなくて ↓ 「今日、高橋さんから、予算はふつう倍だとお聞きし、 　私は、費用の設定に問題を感じました。」 どうですか？　人間が主語になるだけで、 ぐっと文はわかりやすいでしょ。 主語があいまいということは、 責任があいまいということです。 リスクがとれない人の文章は受動態が多いです。 逆に、主語をはっきりさせると、いろんなことが見えてきます。 「頭の中整理されてなくて、ちょっとわかりにくい 　メールになるかもしれないんですけど」 　　　　　　　　　　　　　　↓じゃなくて 「私が頭を整理してないので、 　私は、これからわかりにくいメールを書きますが」 （だったら、整理して書けばOKですね。） 「うちの予算ってかなり低めに設定されてますよね。 　でも、予算のこと、検討されねばならない課題ですね。」 　　↓じゃなくて 「私は、当社基準にのっとって、相場からみれば 　かなり低めの予算を設定していました。 　でも、予算のことについて、 　今○○が、検討しなくてはいけませんね」 これから予算のことを検討する○○ってだれ？ はらほら、責任がどこにあるか見えてきましたよ。 さて、これで、わかりやすくなりました、おしまい。 …ってわけにはいかないんですよね。「おとな」だから。 いっちばん大事な「あれ」を決めてないんです。 ●自分の腹（ハラ）を決める 「自分の根っこにある気持ちにうそはつかない」 ことは、わかりやすい文章の第一条件です。 奥歯にものをはさむから、わかりにくくなるんです。 この田中迷留さん、根っこにある気持ちはどうでしょうか。 なんでメールを書いたのでしょうか？ 予算が少ないというグチを先輩に聞いてもらうために？　 これでは、いいクリエイティブが実現できませんよ、 とあらかじめ断っておくために？ もしかしたら、先輩が気をきかして 予算をあげてくれないかという期待をこめて？ 田中迷留さんは、この予算設定に、納得してないようですね。 本当に言いたいことはなんでしょうか？ それを仮想して、わかりやすく書き換えた例を最後に あげておきます。 > -----Original Message----- > From:田中 迷留 > Sent: Wednesday, August 16, 2000 6:07 PM > To: 越智 月子 > Subject: 「至急！秋特別号デザイン費に関するお願い」 越智先輩 秋特別号、デザイン予算アップのお願いです。 急ですいませんが、アップ可能かどうか、 明日の午後の会議までに結論を出したいので、 相談にのっていただけますか？　このメールを お読みいただいたあと７時に電話を入れます。 結論からいいますと、デザイン費をいまの３０％、 ２０万アップさせていただきたいのです。 理由は、先方から予算についてクレームがきたこと、 私が設定した予算が業界平均から 低いことなどがあげられます。 ちなみに、当社の他事行部が、 同様の発注をした金額や、業界の相場を 添付ファイルでつけているのでごらんください。 私は、このままの予算では デザイナーさんのやる気にも影響するし、 クリエイティブも下がると考えます。 予算アップ分は、通常号予算を削る方向で、 いま検討していますので、後ほど電話で相談させてください。 田中 迷留 -------------------------------------------- ●今日のおさらい―わかりやすく書くコツ● 自分がもっとも言いたいこと（意見）を、一つ決め、頭に置く。 相手はこのメールを受け取ってどうすればよいかを決め、 前書きに入れると親切。 タイトルは、取り上げた「問い」＋「相手にとっての意味」から アレンジし、なるべく客観的な表現（引き）で書く。 責任のあいまいな受動態はつかわず、人間を主語にする。 自分は、根っこのところでは、 このメールでどうしたいとおもっているのか。 自分の腹を決めたら、思いきって書く。 次のメール入門の機会には「短く書く」をやる予定です。 みなさん、メールに関する悩みを自由にお寄せください。 （※メールは　postman@1101.com　まで）

2000-08-16-WED

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